הפרומפט המלא: תהליך רכש עם סוכן

בגיליון הראינו איך נראית משימה שמתאימה לסוכן ולא לצ'אט. הנה דוגמה מלאה ומורכבת: תהליך רכש שלם לבחירת ספק, מהמחקר ועד ההמלצה.

שלב 1: מחקר, מיון והכנת הפנייה

תבצע תהליך רכש מלא לבחירת חברת ניקיון למשרד. אל תסתפק בהמלצות כלליות.

המשרד: [עיר], [מ"ר], 40 עובדים, [כמה ימים בשבוע], [שעות].
ניקיון [יומי / X פעמים בשבוע]. [מספר] מטבחים, [מספר] שירותים.
תוספות נדרשות: [חלונות / מוצרי נייר / ניקוי שטיחים / אחר].

לפני שאתה מתחיל: אם חסר לך מידע שמשפיע על המחיר,
שאל אותי עד 5 שאלות קצרות. אל תנחש.

1. מצא 5 חברות ניקיון פעילות שמשרתות משרדים באזור.
   לכל אחת בדוק: ותק, אזור שירות, מה כלול, אספקת ציוד וחומרים,
   מדיניות החלפה בהיעדרות, ופרטי קשר מאומתים.
   בנוסף - ביקורות ממקור חיצוני (גוגל, דפי זהב וכדומה):
   ציון, כמה ביקורות, ומה חוזר בהן לטובה ולרעה.
   צרף קישור לכל מקור. אל תמציא מחיר, ביקורת או עובדה.
   מה שלא הצלחת לאמת - כתוב "לא נמצא".

2. בדוק את טווח מחירי השוק לניקיון משרדים באזור:
   מחיר לשעה, אומדן חודשי להיקף שלי, ומה נחשב תוספת.
   סמן במפורש שזה אומדן שוק ולא הצעה שהתקבלה.

3. בחר 3 חברות לפנייה. הסבר במשפט למה כל אחת נבחרה
   ולמה האחרות נפסלו.

4. הכן מפרט אחיד אחד לשלושתן, שכולל: פרטי המשרד,
   תדירות ושעות, המשימות בכל ביקור, משימות שבועיות/חודשיות,
   ציוד וחומרים, דרישות ביטוח ורישוי, מנגנון החלפה,
   תקופת ניסיון, ותנאי תשלום וביטול.
   בקש מחיר מפורט לפני ואחרי מע"מ, ומה לא כלול.

5. נסח מייל פנייה קצר ומקצועי עם המפרט ומועד אחרון להגשה.

עצור כאן. אל תשלח כלום ואל תמלא טפסים.
הצג לי: את 3 החברות, פרטי הקשר, נוסח המייל והמפרט.
אשלח רק אחרי שאאשר לך במפורש.

שלב 2: אחרי שההצעות מתחילות להגיע

הגיעו הצעות מחיר לחברות הניקיון. נתח והשווה.

לכל הצעה שהגיעה:
1. בדוק אם היא עונה על כל סעיפי המפרט ששלחנו.
2. סמן מה חסר, ונסח לי שאלת הבהרה קצרה (אל תשלח - הצג לי).
3. אתר: עלויות נסתרות, פערים במספר השעות, שירותים שלא כלולים,
   התחייבות ארוכה או קנס יציאה, והבטחות שלא מופיעות בהסכם.

ואז הכן טבלת השוואה: מחיר לפני ואחרי מע"מ, שעות חודשיות,
מחיר אפקטיבי לשעה, כוח אדם, מה כלול, תוספות, פיקוח,
מחליפים, ביטוח ורישוי, תקופת ניסיון ותנאי יציאה.

תן לכל חברה ציון מתוך 100:
מחיר ותמורה 25 · איכות והיקף 25 · ביקורות ואמינות 20 ·
פיקוח וזמינות 15 · רישוי, ביטוח ותנאים 15.

סיים בהמלצה אחת: איזו חברה, למה, מה החיסרון שלה,
על מה כדאי להתמקח, ומה לוודא לפני חתימה.

שלוש שורות שאסור להוריד

גם אם תקצרו את הפרומפט - אלה נשארות: